Indkøbspolitik

Vi har i Randers Kommune i vores Vision 2030 en central målsætning om en bæredygtig fremtid med respekt for fællesskabet, naturen, klimaet og ikke mindst kommende generationer. Samtidigt går vi foran og arbejder proaktivt for at bidrage til at nå FN’s 17 Verdensmål.

Randers Kommune køber årligt ind for omkring 1,9 mia. kr. Et indkøb i den størrelsesorden forpligter. Med Randers Kommunes Indkøbspolitik ønsker vi som kommune at tage ansvar og bidrage aktivt til den bæredygtige omstilling i samfundet. Det gør vi ved at understøtte et ansvarligt forbrug og sikre, at de indkøb vi foretager, er velovervejede og bæredygtige. Samtidigt skal indkøbspolitikken sikre, at vi bruger skatteborgernes penge fornuftigt, og at vores beslutninger træffes ud fra sunde, økonomiske principper og rettidig omhu, så vi kan frigøre økonomiske gevinster, der kan bruges på vores kerneydelser. Kommunens indkøb skal være bæredygtige ud fra både et miljø- og klimamæssigt, socialt og økonomisk perspektiv – nu og i fremtiden

Nøgleordene er bæredygtighed og nøjsomhed.

Jordens ressourcer er knappe og vi har alle en forpligtelse til at passe rigtig godt på dem. Der er brug for, at hele verdenssamfundet skifter kurs hen mod en bæredygtig adfærd og levevis – og vi har som kommune en bunden opgave med at bidrage til, at dette skifte sker så hurtigt som muligt. I Randers Kommune ønsker vi at gøre dette samtidigt med, at vi holder fast i prioriteringen af det gode købmandskab og får mest muligt for pengene, når vi køber ind.

Vi skal som samfund væk fra brug- og-smid-væk kulturen og tilbage til nogle mere traditionelle dyder. Vi skal strække vores ressourcer, blandt andet ved at minimere madspild og optimere vores energiforbrug. Vi skal passe på vores ting, så de holder længere, og tænke os grundigt om, inden vi køber ind – kort sagt skal vi sikre, at vi ikke forbruger mere, end vi har behov for. Når det giver mening, skal vi reparere og levetidsforlænge produkter, og vi skal have et konstant fokus på at minimere slid og spild.

Det er det, vi her i Randers Kommune kalder nøjsomhed.

For at sikre, at politikken omsættes til konkret handling, har Randers Kommune formuleret en strategi for bæredygtige indkøb med en handleplan med konkrete indsatser. Vi vil løbende følge fremdriften i indsatserne.

Torben Hansen
Borgmester

Det grundlæggende princip for Randers Kommunes forbrug og indkøb er bæredygtighed og nøjsomhed. Der er behov for grundlæggende at reducere omfanget af det offentlige forbrug og sikre, at forbrug og indkøb sker så bæredygtigt som muligt med respekt for miljø og klima, sociale hensyn og økonomi.

Princippet om bæredygtige og nøjsomme indkøb indebærer således, at Randers Kommune har et stærkt og vedvarende fokus på at:

• Indkøbe mindre, eksempelvis ved at levetidsforlænge eksisterende produkter, minimere spild og slid, omlægge arbejdsgange og udnytte produkters fulde potentiale
• Indkøbe genbrug, når det giver mening – både internt via eksempelvis interne byttecentraler og ved køb hos eksterne leverandører
• Indkøbe bæredygtigt og med fokus på produkters/ydelsers totalomkostninger og på cirkulær økonomi, hvor vi i indkøbet også forholder os til afledte driftsomkostninger og mulighederne for efterfølgende genbrug og genanvendelse af produkter.

Et indkøb skal foretages så bæredygtigt som muligt under hensyn til både miljø- og klimamæssig ansvarlighed, social ansvarlighed og økonomisk ansvarlighed i hele produktets eller ydelsens levetid. Bæredygtig vækst og udvikling forudsætter, at der er balance mellem disse tre hensyn, da der er en naturlig gensidig afhængighed mellem disse.

De konkrete indsatser og handlinger, som skal sikre ansvarligt og bæredygtigt forbrug og indkøb udfoldes i Randers Kommunes Strategi for bæredygtige indkøb og den tilhørende handleplan.

Miljø- og klimamæssig ansvarlighed

Randers Kommune tager et miljø- og klimamæssigt ansvar på indkøbsområdet ved et vedvarende fokus på at understøtte en bæredygtig forbrugsadfærd og bæredygtige forbrugsmønstre i hele organisationen.

Det skal sikres, at medarbejderne har de nødvendige forudsætninger for og værktøjer til at understøtte et bæredygtigt forbrug – så det bliver nemmere for den enkelte at træffe det mest klima- og miljøvenlige valg, når der opstår et indkøbsbehov. Både når det drejer sig om eksempelvis at reparere et eksisterende produkt eller indkøbe brugt, men også når man skal indkøbe nyt og har brug for hjælp til, hvordan indkøbet foretages så klima- og miljøvenligt som muligt inden for de økonomiske rammer, som er gældende.

Når et indkøbsbehov opstår, skal den enkelte enhed eller den disponerende medarbejder som det første forholde sig til indkøbshierarkiet overfor.

Randers Kommune ønsker at være på forkant med udviklingen på området og deltager aktivt i at skubbe til den grønne omstilling og motivere leverandører og markedet til at udvikle mindre miljøbelastende produkter, serviceydelser og teknologier. Derfor vil kommunen også fremme fokus på cirkulær økonomi i indkøb, hvor genbrug, genanvendelse og ressourceeffektivitet i højere grad indtænkes i indkøbsprocessen.

Social ansvarlighed

Randers Kommune ønsker et rummeligt arbejdsmarked med lige muligheder for alle og med rimelige løn- og arbejdsvilkår. Kommunen har derfor fokus på at samarbejde med virksomheder, som tager et særligt socialt og samfundsmæssigt ansvar og som tager et særligt ansvar for at inkludere udsatte borgere i medarbejderstaben.

Der stilles ved alle konkurrenceudsættelser krav om, at leverandører (inklusiv underleverandører) overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder ILO-konventionerne og grundlæggende menneskerettigheder (FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention).

Der anvendes arbejdsklausuler i alle kommunens kontrakter, som skal sikre, at de ansatte, som er beskæftiget med henblik på udførelse af den konkrete opgave, har vilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art inden for det pågældende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet skal udføres.

Randers Kommune ønsker at understøtte og udvikle jobskabelsen i kommunen og har blandt andet fokus på at sikre beskæftigelse af ledige og et tilstrækkeligt antal elevpladser. Der anvendes i den forbindelse sociale klausuler i kommunens kontrakter, hvor det er muligt og hensigtsmæssigt, og hvor der er hjemmel til det i lovgivningen. Sociale klausuler kan anvendes til at fastsætte krav til, at kommunens leverandører tager særlige sociale eller beskæftigelsesrelaterede hensyn i gennemførelsen af en kontrakt – eksempelvis ved at ansætte en vis andel af medarbejdere på særlige vilkår eller fra særlige grupper.

Som alternativ til sociale klausuler - specifikt vedrørende uddannelses- og praktikpladser - kan der arbejdes med partnerskabsaftaler med arbejdsmarkedets parter.

Kommunen understøtter socialøkonomiske virksomheder ved at være samarbejdspartner og kunde, hvor det giver mening og kan lade sig gøre.

Kommunen tilsluttede sig i 2019 ”Charter for skattelyfri kommune”. Med charteret ønsker kommunen at sende et stærkt signal til markedet og forpligte sig til at arbejde for at tilvælge leverandører, som udviser en ansvarlig skatteadfærd.

Økonomisk ansvarlighed

Randers Kommune har en grundlæggende forpligtelse til at forvalte skatteborgernes penge ansvarligt. Med et centralt fokus på at indkøbe mindre, indkøbe genbrug og indkøbe bæredygtigt ud fra en samlet totaløkonomisk betragtning kan der frigøres ressourcer til kommunens kerneydelser og skabes råderum til at fremme miljø- og klimamæssige og sociale hensyn.

Randers Kommune har samtidig forpligtet sig til at efterleve FN’s verdensmål, herunder også målet om anstændige jobs og økonomisk vækst. Økonomisk bæredygtighed og omkostningseffektivitet er en grundlæggende forudsætning, som skal sikre, at det er attraktivt og rentabelt for en virksomhed at innovere og udvikle mere bæredygtige produkter og ydelser. Kommunen skal som storkunde bidrage til, at markedet og leverandørerne får de rette forudsætninger for at kunne tilbyde de produkter og ydelser, som efterspørges af kommunen for at sikre den grønne omstilling af kommunens indkøb.

For at understøtte grundprincippet om bæredygtigt og nøjsomt forbrug og indkøb er formuleret i alt fire fokusområder for indkøb i Randers Kommune:

• Professionel og effektiv indkøber og samarbejdspartner
• Innovation og udvikling i tæt samspil med markedet
• E-handel og digitalisering
• Lokale indkøb

Professionel og effektiv indkøbsorganisation og samarbejdspartner

Randers Kommune ønsker at være en professionel og effektiv indkøbsorganisation, som har fokus på tværgående samarbejde og koordinering af forvaltningers og aftaleenheders indkøb. Hvor det er hensigtsmæssigt, indgår kommunen fælles indkøbsaftaler – både obligatoriske og frivillige – som gælder på tværs af hele kommunen. Relevante brugere, fagpersoner og øvrige samarbejdspartnere inddrages i udbudsprocesser, så det sikres, at alle indkøb og indgåede indkøbsaftaler er attraktive og dækker de faktiske behov.

Randers Kommune deler en lang række indkøbsbehov med andre kommuner og offentlige myndigheder. I fællesskab opnås stordriftsfordele og billigere indkøbsaftaler af høj kvalitet med lavere ressourceforbrug for Randers Kommune. Samtidigt kan kommunen i samarbejde med andre kommuner i højere grad påvirke markedet i en grønnere og mere bæredygtig retning og gøre det lettere at købe miljørigtigt og samfundsansvarligt ind. Derfor anvender kommunen fælles indkøbsaftaler indgået af Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI), KomUdbud og øvrige indkøbsfællesskaber, når det er relevant

En professionel og effektiv indkøbsorganisation forudsætter, at kommunens aftaleenheder køber ind på kommunens fælles, obligatoriske indkøbsaftaler og i det udbudte sortiment i aftalerne.

Kommunen arbejder løbende for at være en innovativ og attraktiv samarbejdspartner for erhvervslivet. Samtidigt ønsker kommunen at minimere leverandørers transaktionsomkostninger forbundet med indkøb ved at have fokus på gennemsigtige udbudsprocesser, dialog og videndeling samt præcise udbudsmaterialer. Derfor er markedsdialog en vigtig brik i forbindelse med indkøb og udbudsprocesser. Markedsdialog giver ny viden, åbner op for udvikling og bidrager til at skabe de bedste vilkår for effektiv konkurrence og for udvikling og understøttelse af bæredygtige virksomheder og produkter/ydelser. Samtidigt forventes det også, at kommunens leverandører indgår i et konstruktivt samarbejde, er loyale over for de indgåede aftaler og overholder de krav, kommunen stiller.

Derudover indgår kommunen i samarbejde med en lang række relevante interessenter, herunder brancheforeninger, private leverandører, Foreningen for offentlige indkøbere (IKA) og Forum for bæredygtige indkøb.

Innovation og udvikling i tæt samspil med markedet

Bæredygtige indkøb forudsætter løbende udvikling af bæredygtige løsninger. Randers Kommune ønsker at bidrage til øget innovation og udvikling af nye og mere bæredygtige produkter og ydelser, som kan være med til at løse konkrete udfordringer - eksempelvis mere klimavenlige produkter eller nye løsninger, som kan frigive ressourcer til borgernære opgaver.

Dette vil kommunen gøre ved i højere grad at efterspørge og indkøbe nye, innovative og bæredygtige løsninger og ved at samarbejde med markedet og andre relevante aktører om udvikling og innovation.

I de traditionelle udbudsprocesser skal udbudslovens muligheder for fleksibilitet og agilitet indtænkes, så det så vidt muligt forsøges at tage højde for den teknologiske og bæredygtige udvikling i en kontrakts løbetid, og så kommunen dermed løbende får gavn af nye og mere bæredygtige løsninger.

Samtidigt er kommunen åben over for mulighederne ved mere fleksible indkøbsformer, eksempelvis innovationspartnerskaber (OPP-projekter) og offentlig-private innovationspartnerskaber (OPI-projekter) på områder, hvor det giver mening.

E-handel og digitalisering

Randers Kommune er en af landets bedste kommuner til at købe ind digitalt gennem kommunens indkøbssystem – og den position skal fastholdes. Det stiller krav til både kommunens leverandører og indkøbere.

Kommunen anvender e-handel og digitalisering til at optimere og effektivisere indkøbsprocesserne og dermed frigøre ressourcer til kerneopgaven, og der arbejdes løbende med at øge digitaliseringsgraden.

Kommunens indkøbssystem skal benyttes til alle de indkøb, hvor det er muligt. Det forudsætter, at systemunderstøttelsen er brugervenlig og intuitiv, så brugerne oplever indkøbsprocessen som enkel og tidsbesparende, og at brugerne kan få dækket sit indkøbsbehov med de produkter/ydelser, som er tilgængelige i systemet.

Øget brug af e-handel og digitalisering gør det desuden lettere at følge op på indkøbsområdet. Kommunen anvender indkøbsdata og ledelsesinformation på indkøbsområdet aktivt til at følge op på mål og gevinster og til at udpege nye indsatsområder.

Lokale indkøb

Lokale indkøb kan bidrage til at mindske klimaudledningen fra transport og skabe vækst, innovation og arbejdspladser i Randers Kommune.

Derfor ønsker kommunen at placere flest mulige indkøb lokalt, men på konkurrencedygtige vilkår og inden for de rammer som udbudslovgivningen definerer. I den forbindelse har kommunen fokus på at vejlede lokale virksomheder i, hvordan de styrker deres konkurrencekraft og muligheder for at blive leverandør til Randers Kommune og understøtte lokale virksomheder og iværksættere i udviklingen af nye og bæredygtige produkter og ydelser.

Indkøbspolitikken gælder for alle Randers Kommune aftaleenheder inklusiv selvejende institutioner, som har indgået en driftsoverenskomst med kommunen.

Kommunens konkrete indkøb sker decentralt. Det er derfor de enkelte forvaltninger og aftaleenheder, der er ansvarlige for, at indkøb sker i overensstemmelse med indkøbspolitikken.

Indkøbspolitikken omfatter alle former for indkøb af varer, tjenesteydelser (herunder driftsopgaver) og bygge- og anlægsopgaver - det vil sige alle indkøb, som udløser en faktura. Politikken omfatter også indkøb i form af leje- og leasingaftaler.

Kommunens indkøb kan foretages på flere forskellige måder:

• Via en indkøbsaftale, som kommunen allerede har indgået
• Ved direkte indkøb (indkøb, hvor der ikke er udbudspligt eller formkrav forbundet med indkøbet)
• Gennem konkurrenceudsættelse (tilbudsindhentning, licitation og EU-udbud).

Til indkøbspolitikken knytter sig et sæt internt rettede retningslinjer med mere specifikke principper og regler, som kommunens indkøb altid skal følge.